Mise en production MaarchCourrier
La mise en production consiste à déployer MaarchCourrier dans un environnement opérationnel, configurer l’organisation (services, utilisateurs, droits), activer les workflows de traitement et garantir la sécurité, la sauvegarde et la continuité de service.
Fonctionnalités clés
MaarchCourrier couvre le cycle complet du courrier entrant et sortant.
Gestion du courrier arrivé (entrant)
Enregistrement centralisé, numérisation et diffusion contrôlée vers les services concernés.
- Numéro unique (référence), date/heure de réception
- Expéditeur, objet, type, urgence/priorité
- Mots-clés, service destinataire, responsable
- Catégories (administratif, juridique, RH, finance…)
- Scan du courrier (PDF) + pièces annexes
- Contrôle qualité : lisibilité, pages, orientation
- Versionning et traçabilité des ajouts
- Dispatch vers un service/agent
- Réaffectation avec motif (audit)
- Gestion des délais (SLA) et priorités
- Statuts : enregistré → affecté → traité → clôturé
- Historique complet des actions (qui, quoi, quand)
- Commentaires/annotations internes
Gestion du courrier départ (sortant)
Production du courrier sortant, circuit de visa, signature, envoi et conservation des preuves.
- Création de courrier sortant (lettre, note, réponse…)
- Modèles et champs dynamiques (réf, objet, destinataire)
- Gestion des pièces jointes et versions
- Circuit de visa multi-acteurs (relecture, validation)
- Annotations, demandes de correction, retours
- Signature (selon options : manuscrite/scannée/électronique)
- Préparation d’envoi (email, courrier papier, porteur)
- Suivi de l’expédition et des preuves
- Enregistrement des références d’envoi
- Numéro de départ, date d’émission
- Archivage des versions finales et des preuves
- Recherche par destinataire, objet, référence
Workflows, visas & circuit de traitement
Automatisation des circuits selon type de courrier, service, niveau d’urgence et délégations.
| Type | Étapes | SLA | Résultat |
|---|---|---|---|
| Arrivé — Courrier administratif | Enregistrement → Affectation → Traitement → Clôture | 48h | Réponse / décision |
| Départ — Réponse officielle | Rédaction → Visa → Signature → Envoi → Archivage | 72h | Preuve d’envoi |
| Arrivé — Urgent | Enregistrement → Notification DG → Affectation immédiate → Suivi | 24h | Action prioritaire |
Recherche & archives
Retrouver rapidement un courrier et sécuriser l’archivage.
- Référence, date, expéditeur/destinataire, objet
- Service, statut, priorité, mots-clés
- Recherche dans métadonnées (index)
- Plan de classement (dossiers, typologies)
- Durées de conservation (selon politique)
- Protection contre suppression non autorisée
Notifications & relances
Alertes à chaque étape : affectation, visa, retard, clôture.
Profils, droits & traçabilité
Gestion fine des accès : qui voit quoi, qui valide quoi.
- Secrétariat / Bureau d’ordre : enregistrement & dispatch
- Service : traitement & réponses
- Direction : visa, arbitrage, signature
- Administrateur : paramétrage, droits, référentiels
- Journal d’audit : actions, dates, utilisateurs
- Historique des changements et réaffectations
- Suivi complet du cycle de vie d’un courrier
Tableaux de bord & reporting
Suivre volumes, délais et performance par service.
Exploitation, sécurité & continuité
Bonne pratique pour une GED de courrier en production.